Privacy Statement
VVV Delta verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door VVV Delta.
Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
Van wie verwerkt VVV Delta persoonsgegevens?
VVV Delta verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- (Jeugd)leden en vrijwilligers van VVV Delta
- Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij VVV Delta of ooit een lidmaatschap hebben gehad
- Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De ledenadministratie van VVV Delta verwerkt persoonsgegevens in de ledenadministratie en in Sportlink.
Waarvoor verwerkt VVV Delta persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van VVV Delta of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.
Als je eenmaal lid of relatie van VVV Delta bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.
Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van VVV Delta. Zit je in een mailinglijst waarvan je geen informatie meer wilt ontvangen? Dan kan je dit aangeven via ledenadministratie@vvvdelta.nl.
Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie en analyses voor teamindelingen.
Verwerkt VVV Delta ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan dieetinformatie t.b.v. activiteiten zoals verengingsbarbecues en jeugdkamp en de Verklaring Omtrent Gedrag in verband met een veilig sportklimaat. Er zal nooit gevraagd worden om etnische gegevens of gegevens betreffende geloof of bijvoorbeeld een BSN-nummer.
Hoe gaat VVV Delta met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.
Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Je gegevens worden opgeslagen in ons administratiesysteem. Hiertoe zijn alleen de ledenadministrateur, het bestuur en eventuele vrijwilligers bevoegd om dit in te zien.
Je gegevens kan je opvragen via ledenadministratie@vvvdelta.nl. Ook wijzigingen kun je doorgeven aan ledenadministratie@vvvdelta.nl.
Daarnaast kunnen gegevens zoals je, nevobonummer, emailadres en telefoonnummer gedeeld worden met teamgenoten en andere leden. Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken en verenigings/wedstrijdzaken.
Uitwisseling van persoonsgegevens binnen VVV Delta
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een verenigingsevenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Of als je een nieuwe functie krijgt binnen een commissie of vereniging, dan kan de ledenadministratie van dit onderdeel, je gegevens ophalen, zodat je deze niet opnieuw hoeft in te voeren. Ook worden gegevens uitgewisseld via Sportlink met de Nevobo i.v.m. de competitie.
Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.
Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is VVV Delta gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door VVV Delta kun je terecht bij het bestuur. Je kan contact opnemen via bestuur@vvvdelta.nl.
Wijzigingen privacybeleid
VVV Delta behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient aanbeveling om dit privacybeleid vooraf te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt dit privacybeleid raadplegen via www.vvvdelta.nl/privacy.
